PPT 자료만 바라보는 회의는 이제 그만! 리더의 일장 연설만 듣는 회의도 안녕! 기업 경쟁력의 척도는 바로 회의 문화에 좌우된다. 진정한 소통이 이뤄지고 현실에 적용할 아이디어를 찾아내는 진짜 회의는 리더의 변화에서 시작된다.
성공한 국내외 기업의 ‘회의 공식’
구글은 엄격한 원칙 하에 회의를 진행한다. 24시간 이전에 회의 주제를 공유하고 참석 인원은 10명 이내로 한정하며, 구체적인 데이터가 없으면 결론을 내리지 않는다. 아이디어를 찾기 위해 마라톤 회의를 하는 대신 정해진 시간 내 아이디어를 찾는다. IBM도 직책 구분 없이 필요한 인원만 회의에 참석하고 전문적인 용어보다 대중적인 언어를 사용하도록 한다. 실리콘밸리의 전자부품 제조사인 솔레트론의 목요일 아침 회의는 무척 독특하다. 부서별 고객 불만 사항을 수렴해서 한 시간 동안 회의한 다음 2시간 이내에 각 사업장에 내용을 전달하고 해당 부서는 문제를 바로 해결해 고객에게 24시간 내 결과를 통보해야 한다. 추진력과 실행력을 갖춘 회의 문화다.
우리나라는 어떨까? 삼성 HP의 히트 상품인 잉크젯 프린터는 커피 브레이크 타임을 활용한 회의에서 아이디어가 나왔다. 매일 오전 10시 사장과 임직원들은 사무집기가 없는 공간에서 커피를 마시며 자유롭게 대화하는 회의를 지속했던 것. 이런 사례를 통해 생산적인 회의는 건강하고 경쟁력 있는 조직을 만들어낸다는 공식을 찾아낼 수 있다.
회의 문화 이끄는 리더의 덕목
직원들의 시간을 빼앗고 감정적인 논쟁만 유발하는 회의는 조직 구성원간의 보이지 않는 벽을 만들 수 있다. 회의는 의사 결정의 장인 만큼 리더에 의해 확연히 달라질 수 있다. 회의 문화 개선은 곧 리더의 노력과 의지에 따라 결정된다고 해도 과언이 아니다.
Try it 입을 닫고 귀를 열어라
한 사람만 말하는 회의는 바람직하지 않다. 여기서 한 사람이라면 리더일 경우가 대부분이다. 회의 주제에 관한 리더의 생각을 참석자에게 전달하는 데서 그치지 않고 결국은 잔소리나 훈계로 끝나기 일쑤다. 리더는 회의 시간에 가장 늦게 말한다는 생각으로 경청하는 데 집중한다.
Try it 주제를 벗어나지 않도록 하라
리더가 회의를 끌어가는 상황이라면 현명한 진행자가 되어야 한다. 참석자의 이야기가 회의 주제를 벗어날 경우 카테고리 안으로 유도하는 것이 리더의 몫이다. 주제에 맞는 질문을 던져 참석자가 다시 집중할 수 있도록 분위기를 환기시키는 게 좋다.
Try it 자유로운 분위기를 형성하라
아이디어가 있어도 비난 받을까 망설이는 참석자가 있다면 회의는 무의미해진다. 용기를 내지 않아도 자유롭게 발언할 수 있어야 하며, 충분히 논쟁과 토론을 할 수 있을 때 참석자는 흥미를 느끼고 다양한 아이디어를 내놓는다. 리더는 참석자의 이야기에 호응하며 북돋워주어야 한다.
Try it 격식을 상징하는 도구를 없애라
리더라면 “내 방으로 모이세요”라는 말은 하지 말자. 회의 공간에는 명패와 높은 의자 등 직급과 직위를 상징하는 물건이 없는 편이 의견 개진을 돕는다. 회의 분위기 형성이 어려울 때는 이처럼 공간을 먼저 바꾸는 게 효과적. 공간은 상황을 바꾸고 상황은 행동의 변화를 불러오기 때문이다.
Try it 애매한 표현을 사용하지 마라
일본 IBM은 회의의 긴장감을 유지하기 위해 명확한 표현만을 사용한다. ‘거의’, ‘대부분’, ‘거의’, ‘어쩌면’, ‘생각한다’ 등 애매모호한 표현은 오해를 만들 수도 있기 때문이다. 특히 리더의 말에 무게감이 실리는 만큼 리더는 평소 언어 습관을 확인해 보자.
Try it 새로운 회의 방법을 시도해라
회의 공간에 변화를 주기 어려운 경우라면 평소처럼 테이블에 둘러 앉는 대신 바닥에 방석을 깔고 앉거나 서서 하는 방식을 제안해 본다. 이때는 리더의 자리 소위 상석을 따로 두지 않도록 한다. 모두가 대등한 입장에서 참석자의 마음이 열린다.
회의의 퀄리티 높이는 비법
회의를 불필요한 시간 낭비로 만들지 않기 위해 리더의 변화 외 회의 방식의 개선이 필요하다. 회의의 주제를 구체적으로 설정하고 회의 전 공유함으로써 결과를 쉽게 얻을 수 있도록 한다. 회의의 횟수와 과정을 줄여서 단순화하는 시도도 중요하다. 선진 기업처럼 회의 시간을 제한하거나 간단한 주제라면 의례적인 PPT 작성을 과감하게 줄인다. 노트북이나 태블릿 PC와 같은 디지털 기기가 집중도를 떨어뜨릴 수 있으므로 지참하지 않는 시도를 해봐도 좋다. 또한 회의 결과는 업무에 반영해 조직의 경쟁력을 높이는 데 활용되도록 한다.
교보생명은 회의 시간을 돈으로 환산해 참석자들로 하여금 회의의 중요도를 인식할 수 있게 했다. 회의를 준비하는 순간부터 모두가 기회 비용인 셈이다. 의무감으로 버텨내야 하는 시간 혹은 업무상 문제를 해결해야 하는 차원이 아닌 구성원간의 소통과 협력을 구축하는 발판이 될 수 있도록 회의를 활용한다면 조직 문화도 더욱 탄탄해질 게 분명하다.
글 편집부 참고 도서 가짜회의 당장 버려라(최익성 지음 | 초록물고기 펴냄)
