한라 기업문화 만들기 ④ LATTE 캠페인 ‘TELL’
정보 공유가 소속감과 동질성을 만든다

한라 기업문화 개선을 위해 실천 중인 LATTE 캠페인 네 번째 주제는 ‘정보 공유(Tell)’이다. 회사의 크고 작은 정보를 모든 조직원과 공유한다면 개인의 동기부여는 물론 회사의 공동 목표를 이루기 위한 최고의 시너지를 발휘할 수 있다.

정보 공유 부재의 심각성

“자네는 몰라도 되니까 맡은 일이나 잘해”, “담당자가 휴가를 가서 어떤 상황인지 알 수가 없습니다”, “프로젝트 일정이 바뀐 것도 모르고 일을 진행했으니 이 손해가 얼마야!” 위계를 중시하거나 부서 간, 팀원 간 정보를 공유하지 않는 조직에서 흔히 들려오는 대화다. 직급이 내려갈수록 정보의 양이 줄어드는 조직에서는 정보가 곧 권력이 되고 결정을 내려줄 윗사람이 없으면 병목 현상이 일어나 업무는 진척되지 않는다. 예상하지 못한 위급 상황이 생겼을 때 우왕좌왕하며 골든 타임을 놓칠 우려도 크다. 이런 일이 반복되면 조직은 성과를 낼 수 없을뿐더러 열심히 하고자 의지를 가진 팀원들마저도 사기를 저하하는 결과를 낳게 된다.

운명의 열쇠, 정보 개방과 공유

빌 게이츠는 ‘정보의 흐름은 기업의 생명줄’이라고 말했다. 그는 저서 ‘빌 게이츠 @생각의 속도’에서 기업 IQ를 높여야 한다고 강조한다. 기업 IQ란 조직 안에서 얼마나 쉽고, 폭넓게 정보가 공유되고, 팀원들이 서로의 아이디어를 얼마나 잘 활용하는지를 나타내는 척도다. 앞으로는 조직의 정보 개방과 공유, 전달 속도가 기업 성패를 좌우한다는 것이다. 변화가 빠른 앞으로의 비즈니스 환경에서는 개개인의 탁월함보다는 긴밀하게 협조해 옳은 결정을 빠르게 내릴 수 있어야 하며 이는 정보 공유를 통해 이루어진다.

정보 공유는 팀원 개개인에게도 긍정적인 효과를 가져온다. 큰 덩어리의 업무에서 지엽적인 일부만을 맡으면 ‘그 업무만’ 잘하면 된다고 생각하게 된다. 그 일이 가진 가치를 알 수가 없고 자신을 조직의 소모품처럼 받아들인다. 하지만 전반적인 회사 정보를 알게 된다면 하나의 통일된 소속감을 깨닫게 된다. 업무와 팀원 자신의 중요성을 인식한 뒤에는 조직에 대한 신뢰와 책임감을 느끼게 되며 조직의 목표를 위해 적극적으로 임하는 태도의 변화를 가져온다. 즉 정보 공유는 조직을 단단하게 결집함과 동시에 팀원들의 동기 부여를 촉진하며 소통의 발판이 된다.

위드 코로나 시대의 대응책

코로나19 발생은 전통적인 근무 형태를 빠르게 변화시켰다. 서로 일하는 모습을 볼 수 없는 원격근무는 ‘나만 일하고 있나?’, ‘과장님이 혹시 내가 놀고 있다고 생각하지는 않을까?’ 하는 불안감과 불신을 갖게 한다. 자신이 열심히 일하고 있음을 증명해야만 할 것 같은 조바심마저 불러온다. 이는 업무에 쏟아야 할 화력을 엉뚱한 곳에 사용하게 만드는 상황이다. 정보 공유가 가진 리스크도 있다. 경제적인 유혹에 빠져 조직의 중요 정보를 흘린다거나 이직 등의 수단으로 활용할 수 있기 때문이다. 조직 내부를 안전하게 관리하기 위해 정보 공유의 한계를 분명히 하는 대책 마련은 필수일 것이다.

정보 공유를 위한 장치들

앞서 기업 IQ를 강조한 빌 게이츠는 이를 위해 조직 내 디지털 신경망 구축을 주장한다. 인간의 신경계처럼 조직도 소프트웨어를 통해 나쁜 소식도 빠르게 퍼져나가도록 공유해야 한다는 것. 일반적인 방법으로 이메일과 메신저, 회의, 공동 다이어리 등을 들 수 있다. 최소한 회사 혹은 유관 부서의 업무가 어떻게 돌아가는지는 알도록 하는 게 기본이다. 업무와 의사 결정에 관한 정보를 문서화해 공유하면서 혹시라도 담당자가 자리를 비우더라도 누구든 대체할 수 있게 하는 방법도 있다.

원활한 소통을 위해 물리적인 공간 마련을 강조하는 기업도 있다. 원격근무를 하는 기업도 거점 오피스, 위성 오피스를 둠으로써 정보 공유는 물론 협업의 기반을 구축할 수 있다. 카카오 엔터프라이즈의 경우는 임원을 포함해 모두가 같은 공간에서 일하며 논의할 사항이 생기면 의자만 돌려 팀 스크럼이 가능케 하고 있다. 방식이 무엇이든 조직의 특성에 맞춰 정보 공유를 위한 시스템을 구축해 실천해 나가는 첫 걸음이 중요하다고 할 수 있다.

글 편집부   참고 빌게이츠@생각의 속도(빌 게이츠 지음 | 청림출판 펴냄), Kakao Enterprise 유튜브