HL 디앤아이한라가 업무 프로세스의 혁신에 박차를 가하고 있다. Agile혁신팀 내 현장 관리 PI 업무를 시작으로 업무 프로세스를 재구축하는 프로젝트를 진행 중이다. 업무 효율성 확장을 통해 기업 가치를 극대화하는 혁신의 과정을 현장 관리 PI 담당자 인터뷰를 통해 알아본다.
Q1. 자기소개를 부탁드립니다.
김정엽 프로 안녕하십니까? Agile혁신팀에서 현장 관리 PI 중 공사투입내역관리를 담당하는 김정엽 프로입니다.
이원준 프로 반갑습니다! Agile혁신팀에서 현장 관리 PI 중 준공추정관리를 담당하는 이원준 프로입니다.
현장 관리 PI 업무 담당자 김정엽 프로(왼쪽)와 이원준 프로
Q2. 현장 관리 PI는 어떤 업무인가요?
이원준 프로 우선 PI는 Process Innovation의 약자로 회사의 업무 프로세스, 조직, IT 등 기업활동의 전 부문에 걸쳐 불필요한 요소를 제거하고 효과적인 업무 프로세스를 재구축하는 업무입니다. 이를 통해 기업가치를 극대화하려는 경영개선 업무인데요. 일례로, 한라인에서 사전 공사·변경 공사·추가 공사 품의 내역을 작업할 때 기존에는 시스템에서 하나하나 클릭해서 기발주 내역을 불러와야 했습니다. 또는 대공종 중공종으로 일괄 불러오는 방식으로 작업하다 보니 비효율적인 면이 많았습니다. 제가 현장 공무로 일할 때 보니 몇천 줄에 불과한 작업에 꼬박 하루가 걸리더라고요.
김정엽 프로 일련의 업무 처리 과정을 개선하는 것이 PI고, 준공 추정과 공사투입내역 관리, 즉 현장관리 부분을 개선하는 업무를 ‘현장 관리 PI’로 한정 지었습니다. 현장에서는 수주 확정 단계에서부터 그 프로젝트의 청산 단계까지 매년, 매 분기, 매월 단위 원가 투입과 추정, 확정 작업을 반복해 진행하게 됩니다. 건설 분야에서는 다양한 변수가 발생하기 때문에 그 변화치를 얼마나 신속하고 정확하게 반영해 대응하느냐가 중요합니다. 회사가 그만큼 체계화된 프로세스로 운영이 되고 있느냐 아니냐에 따라 대응 속도가 달라질 수밖에 없습니다.
변수에 대한 결괏값, 반대로 결과물의 주요 원인에 대한 정확한 분석과 의사결정 속도가 곧 경쟁력이 되는 거죠. 프로세스 단위 업무별로 업무의 목적은 무엇인지, 누가, 언제, 어떤 방식으로 처리해 다음 업무로 전달되어야 하는지 등. 이런 체계를 우선 명확히 하고, 프로세스의 문제점을 개선하고, 필요한 데이터는 도출해내되 업무는 간소화시켜서 불필요한 시간을 줄여보자는 게 저희 업무의 목적입니다.
“최근 한라인 시스템이 수정되면서 클릭 몇 번만으로
기발주 내역을 불러와 효율적인 작업을 하게 되었는데요.
이처럼 업무를 하면서 불필요하거나, 비효율적인 요소를 개선해서
궁극적으로는 회사의 생산성 향상에 기여하는 것이 PI 업무라고 생각합니다.”
– 이원준 프로
Q3. 현장 관리 PI를 도입하게 된 배경이 궁금해요.
김정엽 프로 당연한 얘기지만 변화가 필요하겠단 생각이 들어서겠죠? 프로세스를 개선하고 재구축하는 과정은 어렵고, 또 생각보다 긴 시간이 걸릴 수 있는 일입니다. 그런 과정을 모르는 것도 시도를 안 해본 것도 아닌 걸로 알고 있습니다. 현재의 체계도 과거의 한라가 만들어낸 성과물일 테고요. 이번에 담당하는 현장 관리 PI도 목적은 분명합니다. 현장과 본사 직원들이 조금 더 수월하게 일할 수 있는 여건을 만들어드리는 겁니다. 불필요한 시간을 줄이고, 더 생산적인 일에 시간을 분배해서 집중할 수 있도록요. 그래야 회사와 개인의 워라밸에도 도움이 되겠죠.
이원준 프로 최형진 전무님께서 이전 그룹 계열사에 재직 시 만든 자료를 보여주신 적이 있는데요. 여러 부서의 요구사항을 충족시킬 수 있게끔 잘 설계된 프로세스와 데이터를 바탕으로 로우(Raw) 데이터부터 재무제표까지 한 번에 만들어지는 것을 봤습니다. 우리 회사의 프로세스와 데이터 관리 출발점은 준공 추정과 공사투입내역 관리라고 봅니다. 그 자료를 통해 저희가 앞으로 해야 할 일에 대한 청사진이 그려졌습니다.
업무 수행 방식의 변화가 가져올 효과를 확신하는 최형진 전무
Q4. 앞으로의 계획과 목표하는 일정은 언제인가요?
김정엽 프로 프로세스를 개선하고 안착시킨다는 게 많은 변화를 요구하는 일이기 때문에 목표 일정을 말하기가 조심스럽긴 하지만, 우선은 1년 안에 근접한 결과를 내려고 준비하고 있습니다. 수많은 시행착오가 있을 텐데요. 업무 단계별로 보면 Process 분석 – 문제점 개선 – To be Process 수립 – 한라인 시스템 개선 – 개선 Process 기준 현장 원가 재편성·입력 순으로 분석하고 정리하고 개선하는 작업이 진행될 예정입니다. 지금은 현장 관리 프로세스를 구체적이고 객관적으로 나열해보는 초기 단계로, 가장 중요한 단계라고 생각합니다. 앞으로 개선점을 찾고, 프로세스를 재구축해서 자리 잡을 때까지 제 역할을 묵묵히 해나갈 생각입니다.
Q5. 현재 진행 중인 프로젝트를 위해 어떤 노력을 하고 계신가요?
김정엽 프로 우선 공부를 하고 있습니다. 저는 건축 현장의 공무와 본사 건축기술팀에서 견적 업무를 주로 해왔기 때문에 타 팀의 업무 프로세스와 기본적인 용어 사용에 부족한 면이 있다고 생각합니다. 그동안의 경험을 바탕으로 최대한 이른 시간 안에 일정 궤도까지 올라서야 한다고 보는 거죠. 앞서 말했듯이 저는 공사투입내역관리를 담당하고 있고, 이와 관련해서 그 일의 처음과 끝이 어떤 방식으로 진행되고 있는지 파악하는 일부터 시작하고 있습니다. 공사투입내역관리 업무에 연관된 모든 직원을 괴롭히는 일이 앞으로의 제 노력이지 않을까 싶네요. (웃음) 아낌없는 지원을 부탁드리겠습니다.
이원준 프로 매주 수시로 최형진 전무님과 함께 업무를 진행하고 있는데요. 관습적으로 하는 단위 업무 하나하나에 대해서 ‘왜’라는 질문을 많이 하십니다. 저 스스로에게도 많이 묻습니다. 그리고 그 업무가 정말 필요한지, 더욱 효율적인 방법이 없는지, 중복 업무는 아닌지에 대하여 끊임없이 토론하고 프로세스를 정리하는 작업을 하고 있습니다.
Q6. 실무에 도입하게 되면 변화되는 점은요?
김정엽 프로 현장 관리 PI는 현재 프로세스를 분석하고 문제점을 개선하고 새롭게 개선된 프로세스를 수립하는 1차 단계가 있고, 개선된 프로세스에 부합한 한라인 시스템을 개선하는 것도 그 과정에 있습니다. 결국 변화된 기준과 환경에서 일하게 되는 거죠.
이렇게 되면 준공 추정과 공사투입내역 관리업무에 대해 본사와 현장 직원 모두 프로세스 이해도가 높아질 거로 생각합니다. PI 목적이 그렇듯이 불필요하고 중복된 업무가 줄어들고, 시스템 속도는 물론 일하는 속도도 빨라질 거로 생각합니다. 자료 간의 오류도 줄고, 원인과 결과에 대한 정확한 분석과 설명도 가능해집니다. 보고서의 신뢰도가 높아질 수 있다는 거죠. 직원들은 개선된 프로세스를 통해 일하는 방식에 적응하고 변화해야 할 것입니다.
이원준 프로 현장에서 입력하는 데이터가 중간 가공 없이 자동으로 본사의 각 부서로 전해져 정기적으로 작성이 필요한 보고서가 한 번에 만들어질 것입니다. 몇 시간, 며칠이 걸리는 업무가 획기적으로 줄고, 기존 업무에 투자한 시간을 보다 생산적인 업무에 쏟을 수 있겠죠. 이렇게 정제되고 취합된 데이터가 최종적으로 전사에 투명하게 실시간 공유되어 현장 및 본사 그리고 회사 차원의 더 신속하고 정확한 의사결정을 내릴 수 있는 지표가 될 수 있습니다.
Q7. 어떤 부서와 협업이 주로 이뤄지고, 해당 시스템을 가장 잘 활용할 부서는 어디인가요?
김정엽 프로 현 단계에서는 사업관리팀 및 동반성장팀, DI팀, 현장 공무·관리 직원의 조언을 가장 많이 받습니다. 당면한 업무를 구체화하는 데 가장 필요한 유관부서이기 때문입니다. 과장을 하자면 본사와 현장을 막론하고 누구와도 협업의 시간을 가질 예정입니다. 개선된 시스템은 특정 부서에 국한되지 않고 회사 전체에서 활용될 것입니다.
“저희가 경험해보지 않은 업무에 대해서는
무지할 수밖에 없기에 직원분들의 도움이 필요합니다.
현업으로 바쁘시더라도 ‘제대로 한번 설명해주자!’
‘내 업무를 재정립하는 기회이다’라고 생각하고
저희에게 시간을 할애해주시기를 바랍니다.”
– 김정엽 프로
Q8. 1차 단계인 프로세스 수립 과정 중 가장 어려운 점은 무엇인가요?
김정엽 프로 To be Process를 수립하기 위해서는 As-Is Process에 대한 객관적인 이해가 선행되어야 합니다. 어떠한 방식으로 업무 흐름이 진행되고 있는지 파악하는 과정이죠. 관습적으로 해왔던 일을 체계적으로 정리하고 있는데, 논리적인 전후 관계에 맞춰 단위 업무를 풀어나가고 설명하는 방식을 체화하는 데 어려움을 느꼈던 것 같습니다. 점차 그러한 사고력은 나아지고 있다고 생각하고, 그러면서 현행에서 어긋난 부분을 더욱 효율적으로 개선하는 과정도 빨라질 거라 판단합니다.
Q9. 프로세스 수립 후 한라인 시스템 반영과 테스트 과정은 어떻게 진행되나요?
김정엽 프로 개선된 프로세스에 요구되는 데이터베이스를 구축하려면 우선 DI팀과 꾸준히 소통해야 할 것입니다. 본사 팀별, 그리고 현장별로 활용하는 한라인 영역이 다양하기 때문에 테스트 과정에서는 본사와 현장과도 크로스체크가 필요할 거고요. 단위 결정을 내는 하나의 과정에서도 얽혀 있는 연관 관계에 오류가 없어야 하니 아무래도 상상 이상의 검토 과정이 필요하리라 예상합니다.
Q10. 임직원들에게 전하고 싶은 말이 있다면?
김정엽 프로 힘들다는 말이 부족할 정도로 각자의 위치에서 지금, 이 순간도 고생하고 계실 겁니다. 힘든 상황이 처음은 아닙니다. 언제나 그랬듯이 잘 극복해 나갈 거로 생각합니다. 저도 제가 있는 자리에서 값어치를 할 수 있도록 노력하겠습니다.
이원준 프로 지금까지 프로세스 개선 업무의 취지와 앞으로 어떤 방향으로 계획하고 있는지에 대하여 말씀드렸는데요. 회사 차원에서 정말 중요한 업무를 생각하는 만큼 사명감을 가지고 최선의 결과를 낼 수 있도록 노력하겠습니다. 지금까지 본사 여러 팀과 현장에서 많은 도움을 주신 점, 정말 감사드립니다. 앞으로도 많은 도움을 부탁드립니다.
정리 편집부 사진 HL 디앤아이한라
