‘현장 Data 최적화’ 어디만큼 왔나?
보고 서류 간소화 진행 점검 인터뷰

2023.10.30

Agile혁신팀은 현장에서 수집되는 데이터를 효율적으로 관리ㆍ활용하기 위한 ‘현장 Data 최적화’를 추진 중이다. 이 중 현장에서 작성하는 본사 보고 서류의 개선을 목적으로 ‘본사 보고 서류 간소화’ 작업이 있다. ‘본사 보고 서류 간소화’ 업무를 담당하는 Agile혁신팀 정재혁 프로와의 인터뷰를 통해 개선이 확정된 보고 서류는 무엇인지 알아보고, 향후 계획을 물었다.

Q. ‘현장 Data 최적화’의 개념이 궁금합니다.

Agile혁신팀은 현장 데이터를 체계적으로 정리하고 활용하기 위한 ‘현장 Data 최적화’를 추진 중입니다. ‘현장 Data 최적화’란 현장에서 사용하고 있는 모든 데이터를 표준화 및 구조화하고, 데이터 간 연계 방안을 검토하여 데이터 활용 체계 구축을 목적으로 합니다.

● Data 표준화

현장에서 작성하는 서류에 포함된 모든 데이터의 속성 및 명칭을 통일한다.

● Data 구조화

동일 속성의 데이터를 체계적인 분류 체계로 정리하여 활용성을 극대화한다.

● Data 활용 체계 구축

한번 입력으로 동일한 속성의 데이터가 이 데이터를 포함한 모든 서류에 자동 입력되는 체계를 구축한다.

그리고 향후에 구축될 시스템에서 축적될 데이터를 분석하고 활용하여 생산성 분석 등의 가치 창출을 위한 기반으로 활용하는 것이 최종 목표입니다. 이를 위해 현장의 441종 서류를 취합하고 1,819개의 데이터를 분석했습니다. 그 결과 1차 양식 표준화를 완료하여 총 4종의 서류(출력 일보, 작업지시서, 일일 입고 보고, 일일 안전보건일지)를 배포하여 사용하고 있습니다. 향후 지속해서 ‘현장 Data 표준화’를 확대해 나갈 것입니다.

Q. ‘현장 Data 최적화’의 세부 과제 중 하나인 ‘본사 보고 서류 간소화’ 도입 배경과 목적은 무엇인가요?

올해 초 경영진의 현장 방문을 통해 현장에서 본사로 보고하는 서류의 개선이 필요하다는 점을 확인하였습니다. 이에 따라 관련 내용을 검토해 본 결과, 본사 보고 서류 중 일부가 중복되거나 관행적으로 요청되는 문제점을 인식하게 됐습니다. 그 후 한 분기 동안 보고되는 서류를 분석하여 간소화 작업을 진행하였습니다. 간소화 작업의 원칙은 보고 서류의 목적을 분석하여 목적이 분명하고 목적을 달성하는 데 효과적인 보고는 확대하고 시스템화함으로써 효율성을 최대로 높이는 것입니다. 더불어 목적에 부합하지 않은 보고는 축소 및 삭제하는 것입니다.

Q. 현재 개선 진행 현황에 관해 설명 부탁드립니다.

우선 비상교육 사옥의 1분기 본사 보고 서류 86건에 대해 보고의 성격에 따라 정기와 비정기로 분류하고 주관팀별 보고 건에 대해 분석하였습니다.

간소화 작업은 정기적인 보고를 우선으로, 보고 횟수가 많고 보고서 작성에 많은 시간이 소요되는 것을 주요 간소화 대상으로 선정하였습니다. 보고를 받는 주관팀과의 업무 협의를 통해 개선 확정 보고 서류 4건, 현장 점검 등 추가적인 검토가 필요한 별도 추진 과제 2건을 정했습니다. 비정기적이고 단발성인 보고는 미미한 개선 효과를 고려하여 현행 유지하기로 하였습니다.

간소화 결과 총 86건의 보고 중 55건(64%)에 대해 개선이 완료 또는 진행 중인데요. 보고 횟수는 86건에서 63건으로, 27% 감소하였고, ‘입력 Data 간소화’를 통해 주말 작업 보고의 입력 데이터가 10개에서 4개 줄어드는 개선 결과를 도출하였습니다.

Q. 특히 예전 방식과 가장 뚜렷하게 달라진 점은 무엇인가요?

가장 크게 변화한 점은 현장에 요청하는 자료에 대해 그 자료의 목적을 주관팀과 함께 다시 한번 고민해 본 것입니다. 이에 따라 자료의 필요성이 더욱 명확해지고, 각 자료 요청의 적절성이 향상되었다고 생각합니다.

● 개선 1. 주간 현황 보고

현장에서는 매주 목요일과 금요일에 건축사업관리팀과 동반성장팀으로 주간 현황 보고서를 제출하였습니다.
→ 이를 개선해 건축사업관리팀은 보고 주기를 월간으로 축소하고, 동반성장팀은 정기 보고를 폐지하고 이슈 관리로 전환하였습니다.

건축사업관리팀 주간 현황 보고 As-Is(왼쪽)와 동반성장팀 주간 현황 보고 As-Is

주간 현황 보고 문제점과 개선 내용

● 주말 작업 보고

주말 작업 전에 현장 안전관리자는 주말 작업 계획서를 발주처 및 고용노동부에 제출하며, MS Teams에 주말 작업의 주요 내용을 입력하였습니다.
→ 이를 개선하여 기존에 MS Teams에 입력하는 주말 작업 내용을 최소화하고, 공용 E-mail을 통해 주말 작업 계획서를 본사에 함께 송부, 본사에서 데이터를 관리하도록 하였습니다.

주말 작업 보고 As-Is

주말 작업 보고 To-Be

● 자재 계획 자료

현장에서는 자재와 관련하여 HallaIn에 월간 및 연간 자재 청구계획을 입력하고, 주요 자재는 엑셀로 별도로 제출하였습니다.
→ 이를 개선하여 HallaIn에는 연간 자재 청구계획만 입력하고, 주요 자재에 대한 엑셀 자료를 제출하지 않도록 변경하였습니다.

자재 계획 자료 As-Is

자재 계획 자료 To-Be

자재 계획 자료의 문제점과 개선 내용

Q ‘본사 보고 서류 간소화’의 성공적인 정착을 위해 가장 중요한 요소는 무엇인가요?

첫 번째는 포용하는 마음입니다. 생각과 마음이 선택을 낳고 선택이 변화를 일으키며 변화가 발전과 성장을 가져온다고 합니다. 이 모든 것의 시작점이 생각이고 마음입니다. 마음을 어떻게 먹냐에 따라 천국과 지옥을 오가게 됩니다. 개선 과제들은 유관팀과 치열한 논의 과정을 거쳐 도달한 결과물입니다. 보는 관점에 따라 가볍게 보일 수도, 크게 보일 수도 있지만, 장기적으로 발전하는 방향으로 가고 있다는 관점에서 바라봐 주셨으면 합니다.

두 번째는 변화에 익숙해지려는 태도입니다. 우리의 뇌는 효율성을 찾는 것처럼 보이지만, 실제는 익숙한 것 즉 정신적 에너지를 덜 쓰는 쪽으로 행동하는 경향이 있습니다. 익숙하고 편안한 것을 추구하는 뇌의 특성상, 변화가 효율적이고 생산적이며 경쟁력 있는 상태로 나아가는 데 도움이 되더라도 달갑지 않을 수 있습니다. 하지만 현재처럼 불확실성이 확대되는 사회에서 변화가 얼마나 절실한지는 여러분들이 더 잘 아실 것입니다. 변화는 항상 두렵고 불안합니다. 하지만 우리가 인생의 동반자인 두려움과 불안에 익숙해진다면, 좀 더 편안하게 변화를 맞이할 수 있지 않을까 기대해 봅니다.