HL 디앤아이한라가 업무 효율화와 경쟁력을 향상하기 위해 업무 프로세스의 혁신을 도모하고 있다. 가장 먼저 도입한 분야는 현장 관리. 이를 위해 현장 관리 PI TFT를 만들어 운영 중이다. 현장 관리 PI TFT와의 인터뷰를 통해 현재 진행 상황과 향후 계획을 물었다.
현장 관리 PI TFT는 2023년 5월 1일 운영을 시작했으며, 김벽수 팀장 외 운영위원회 (steering committee), PI 담당, 시스템 개발, 실무 지원 총 17명으로 구성되어 있다. 현장 관리 PI TFT는 준공 추정과 현장 원가 관리 체계 확립 및 시스템 개선을 목적으로 활동 중이다. 검토 범위는 준공 추정 부문은 현장 추정부터 본사 보고 프로세스이며, 현장 원가 관리 부문은 원가 투입, 결산부터 자금 청구, 결산보고 프로세스가 해당한다. 현장 관리 PI TFT는 To-Be 모델 수립, 시스템 개선, PoC, 교육/전사 확산 순으로 업무 프로세스 혁신을 추진 중이며, 9월 말 현재 시스템 개선 단계를 진행하고 있다.
현장 관리 PI TFT 회의하는 모습
INTERVIEW
Q. 현장 관리 PI의 도입 배경과 목적은 무엇인가요?
당사의 현황을 진단했을 때 신속한 리스크 관리를 위한 준공 추정 체계가 미흡하고 현장 이슈 조기 발굴 및 관리를 위한 원가 관리 체계가 미흡하다고 판단했으며 이를 개선하는 것이 목적입니다. 이를 위해서 준공 추정 파트에서는 작성 주기, 작성 기간 단축, 미확정 원가 추정 기준 수립, 손익 관리 강화를 목적으로 하고 있습니다. 현장 원가 관리 파트에서는 손익 관리 강화(KPI 관리체계 개선), 업무 시간 단축(시스템개발/개선), 업무 효율화를 기대하고 있습니다.
Q. 준공 추정과 현장 원가 관리 As-Is Process 분석 시 가장 개선이 시급했던 문제점은 무엇이었나요?
준공 추정 파트 부분에서는 첫 번째 ‘작성 주기’, 두 번째 ‘작성 방식과 기준’, 세 번째 ‘체계적이지 못한 데이터’가 가장 큰 문제로 파악됐습니다. 우선 ‘작성 주기’ 개선이 필요했는데요. 분기 단위로 이루어진 기존의 준공 추정으로는 원자재 가격 상승과 같은 급변하는 대외 환경을 적시에 반영해 현황을 파악하고 이에 대한 신속한 대책을 마련하기 어려웠습니다.
그다음 ‘작성 방식과 기준’이 불편해 개선할 여지가 많았습니다. 업무 시스템인 HallaIN에 준공 추정 시스템이 구현되어 있지만, 현장에서는 대부분 엑셀 프로그램을 이용한 수작업으로 준공 추정 업무를 진행하고 있어서 신속 정확한 결과 도출에 어려움이 있었습니다. 또한 현장별로 동일한 내역의 원가를 추정하면서 상이한 결과를 도출하여 신뢰도를 저하하는 것도 문제였습니다.
마지막으로 도출된 준공 추정 결과물의 데이터 구성이 경영진이 요구하는 다양한 형태의 손익 분석을 수행하는 데 오랜 시간이 소요되는 점을 파악해 ‘체계적이지 못한 데이터’를 개선하기로 했습니다.
현장관리 파트에서는 ‘현장 이슈 조기 발굴, 관리’를 위한 체계가 미흡하다는 것이 문제였습니다. 대내외적인 변화가 많은 환경 속에서, 현장의 이슈를 빠르게 발굴하고 이를 관리하는 체계를 고도화하는 것은 리스크 관리를 위해 필수적인 개선 사항이었습니다.
준공 추정 부문 As Is(좌)와 To Be
Q. 준공 추정 개선 방안 중 예전 방식과 가장 뚜렷하게 달라질 점은 무엇인가요?
매월 준공 추정이 가능한 신속한 체계를 만들고 준공 원가 추정 기준을 확립하여 신뢰할 수 있는 자료를 도출해 낼 것입니다. 그 자료를 활용해 다양하고 세부적인 손익 분석이 가능하도록 데이터를 설계하여 손쉽게 의사결정이 가능하게 한 점이 가장 큰 변화입니다. 즉 데이터를 기반으로 의사결정이 가능해진 것입니다.
변경 공사 예정 내역 등록 시스템
노무비 추정 시스템
Q. 현장 원가 관리면에서 예전 방식과 가장 크게 달라지는 점은 무엇인가요?
현장 입장에서는 분기당 1회 수행하던 업무를 매달 수행하게 된 것이 가장 큰 변화입니다. 또한 관리회계 기준 금액으로 작성하던 것을 관리회계 및 재무회계 기준 금액도 함께 작성하게 함으로써 본사와 현장이 동일한 숫자로 의사소통하게 됩니다. 준공 원가에서 가장 큰 비중을 차지하는 외주비, 재료비에 있어서는 예전에도 본사 정보를 제공받았으나, 이제는 더 나아가서 내 현장에서 사용하는 내역에 본사의 추정 숫자를 직접 받아보고 현장에서 판단하도록 하여 적은 노력으로도 발주 추세를 직접적으로 반영할 수 있게 된 것입니다.
변경된 현장 관리 시스템 이미지
Q. 현장 원가관리 개선으로 얻게 될 구체적인 효과는 무엇인가요?
리스크 관리 체계의 개편이 첫 번째 효과입니다. 본사에서는 현장에서 발생한 이슈나 리스크를 별도로 보고받지 않으면 파악하기 어려웠습니다. 향후에는 현장 내 결재가 본사에 바로 통보되도록 하고 KPI 양식을 개편하는 방법을 통해 수시 보고 체계를 강화하게 됩니다.
두 번째 효과는 수작업으로 하던 많은 일이 시스템화, 자동화됩니다. 예를 들면 타 현장의 전용 유휴 자재 수배 시 전화나 메신저를 활용하던 것을 시스템으로 조회와 전용 요청이 가능해집니다. 일용직 보험료 계산 등의 수기 업무는 외부 시스템을 도입해 자동화를 진행할 예정입니다.
세 번째 효과는 HallaIN 메뉴 체계가 개편됩니다. 현재는 중복되거나 불필요한 메뉴가 많이 있는데, 이를 업무 구성 요소와 처리 순서에 따라 메뉴를 이전, 통폐합하여 정비할 예정입니다.
Q. 한참 시스템 개발에 매진하고 계신데요. 현재 이슈는 무엇이며 어떻게 보완하나요?
프로젝트를 수행하면서 As-Is 분석을 통해 문제점을 발굴하고, To-Be 개선 사항을 도출하는데 가장 많은 공을 들였습니다. 그렇다 보니 자연스레 개발 이전 단계인 설계 단계에서 예정보다 시간이 많이 소요됐어요. 후속 공정인 개발 단계가 지연될까 염려됩니다. 현재는 공정 만회 대책을 위해 개발 퍼포먼스 향상, 병행 공정 운영을 통한 공기 단축 방안을 강구 중이며, 그 개선 효과를 기대합니다.
Q. 시스템 개선 후 PoC가 진행되는데요. 모델 현장 선정과 관리 방법이 궁금합니다.
대상 현장은 본사 PM 추천을 받아 현장과 상의하여 선정할 예정입니다. PoC에서 중요한 요소는 사업 유형의 대표성과 참여 인력의 개선 의지라고 생각합니다. 현장에서 살아 있는 숫자를 만지는 직원들의 시선과 목소리는 가장 중요한 요소이기 때문입니다. 테스트 기간 PI 담당자들이 해당 현장에서 근무하며 그 시선과 목소리를 가까이에서 접하고 반영하겠습니다.
Q. 현장 관리 PI의 성공적인 정착을 위해 가장 중요한 요소는 무엇인가요?
무엇보다 ‘열린 마음’이라고 생각합니다. 개선 대상이라고 여기는 기존의 프로세스도 과거에 오랜 고심 끝에 만들어 낸 결과물입니다. 단지 현재 여건상 최선의 방법이 아닌 것뿐입니다. 대내외 환경이 변화하면 그에 맞도록 프로세스를 개선하고 시스템에 녹이며 현업에서 사용해야 하는 것이죠. 하지만 바쁜 업무의 홍수 속에 휩쓸리다 보면 이러한 변화가 임직원 여러분에게 달갑지 않은 것이 인지상정입니다. 익숙하지 않은 새로운 프로세스와 달라진 업무 범위에 대해 ‘열린 마음’을 갖고 적극적인 개선 의지와 도입 의지를 발현해 주시면 우리 일터를 한 걸음 더 발전시키는 원동력이 되리라 생각합니다.
Q. 향후 계획은요?
단기적으로는 개발 종료 후 현장 사용자들이 새로운 시스템에 잘 적응하도록 사용자 교육을 할 예정입니다. 그 이후에는 To-Be 개선안이 도출되었으나 미처 시스템화하지 못한 공사 관리, 외주 관리 모듈을 개선해 나갈 계획입니다.
왼쪽부터) DI-팀 정신영 프로, Agile혁신팀 문형주 프로, DI-팀 박영제 프로, Agile혁신팀 송상헌 프로ㆍ이원준 프로, DI-팀 박정원 프로, Agile혁신팀 한경선 프로
글 편집부 사진 오종석 프로
